Świadectwo pracy po śmierci pracownika – komu wydać dokument, żeby nie narobić sobie kłopotów?

Poniedziałkowy poranek w firmie. Telefon dzwoni u Ciebie w dziale kadr albo na biurku prezesa. Słyszysz łamiący się głos żony lub męża pracownika. „Mąż zmarł wczoraj w nocy”. To moment, w którym po ludzku brakuje słów, ale jako pracodawca musisz zachować zimną krew. Procedury ruszają natychmiast.

Wiem, że w takiej chwili myślenie o papierologii wydaje się nie na miejscu. Ale prawo pracy jest bezwzględne, a śmierć pracownika to konkretne zdarzenie prawne, które rodzi obowiązki. Jednym z nich – i to takim, na którym najłatwiej się „wyłożyć” – jest kwestia świadectwa pracy. Komu je dać? Co wpisać w rubryce „tryb rozwiązania”? Czy wysłać pocztą?

Usiądź wygodnie, weź łyk kawy. Przejdziemy przez to razem, krok po kroku, żebyś miał pewność, że w tej trudnej sytuacji Twoja firma działa w 100% zgodnie z prawem.

Co się dzieje z umową w dniu śmierci?

Zacznijmy od podstaw, o których często zapominamy w stresie. Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. To bardzo ważne słowo: „wygaśnięcie”. To nie jest rozwiązanie umowy, to nie jest zwolnienie. To automat. Umowa przestaje istnieć z dniem śmierci.

Wielu moich klientów pyta: „Iwo, ale czy ja muszę pisać jakieś wypowiedzenie?”. Absolutnie nie. Jedyne, co musisz zrobić, to sporządzić świadectwo pracy. I tu pojawia się pierwszy schodek – dla kogo?

Komu wydajemy świadectwo pracy? (Pułapka kolejności)

To nie jest tak, że świadectwo pracy „należy się” automatycznie żonie czy mężowi. Kodeks pracy precyzuje to dość dokładnie, choć na pierwszy rzut oka brzmi to skomplikowanie. Upraszczając – dokument wydajesz członkowi rodziny.

Ale uwaga! Nie każdemu kuzynowi, który zapuka do drzwi firmy. Przepisy mówią o małżonku lub innej osobie uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Jeśli zgłosi się do Ciebie kilka osób, wydajesz świadectwo tej, która złożyła wniosek pierwsza, albo wydajesz każdemu po egzemplarzu.

👀 Zobacz także: Jakie jeszcze prawa ma rodzina zmarłego pracownika?

A co, jeśli nie ma rodziny?

Wtedy do gry wchodzą spadkobiercy. Ale tutaj musisz być ostrożny. Jako adwokat radzę Ci: jeśli przychodzi osoba podająca się za spadkobiercę (a nie jest to żona/dzieci uprawnione do renty), poproś o dokument potwierdzający ten fakt (np. postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia). Bez tego narażasz się na ryzyko wydania dokumentów osobie nieuprawnionej (RODO kłania się nisko).

Co wpisać w treści świadectwa? (Szczegóły techniczne)

Diabeł tkwi w szczegółach. Kiedy siadasz do wypełniania druku, pamiętaj o trzech kluczowych polach, gdzie najczęściej widzę błędy podczas audytów w firmach.

1. Tryb rozwiązania: Wpisujesz „stosunek pracy wygasł”.
2. Podstawa prawna: Art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy. To jest ten przepis o śmierci pracownika.
3. Data ustania zatrudnienia: To data zgonu widniejąca na akcie zgonu. Nawet jeśli pracownik zmarł w niedzielę, a Ty dowiedziałeś się w poniedziałek – wpisujesz niedzielę.

Warto też pamiętać, że rodzina zmarłego często pyta o pieniądze. Świadectwo to jedno, ale kolejnym krokiem będzie zazwyczaj wypłata odprawy pośmiertnej. To osobny temat, ale te dwie procedury zazwyczaj idą w parze w dziale kadr.

A co jeśli popełnisz błąd w świadectwie?

Jesteśmy tylko ludźmi. W stresie łatwo o pomyłkę – zła data, błędna liczba dni urlopu. Jeśli rodzina zmarłego zauważy błąd, ma prawo wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy. Procedura wygląda tak samo, jak w przypadku żyjącego pracownika. Masz 7 dni na ustosunkowanie się do wniosku.

Pamiętaj, ignorowanie tego wniosku to prosta droga do Sądu Pracy. A uwierz mi, sędziowie w sprawach związanych ze śmiercią pracownika i zabezpieczeniem bytu rodziny, są wyjątkowo wyczuleni na opieszałość pracodawców.

Śmierć pracownika to sytuacja ekstremalna, która testuje nie tylko procedury w firmie, ale też naszą empatię. Pamiętaj jednak, że Twoja empatia najlepiej objawi się w tym, że sprawnie i bezbłędnie przygotujesz dokumenty, które pozwolą rodzinie zabezpieczyć środki do życia. To największa pomoc, jakiej możesz im udzielić w tym momencie.