Akta osobowe okres przechowywania

Pamiętam, jak wpadł do mojej kancelarii pewien właściciel firmy budowlanej. Był blady jak ściana. „Mecenasie, zrobiłem porządki w archiwum” – powiedział, rzucając na biurko pismo z ZUS-u. Okazało się, że w przypływie noworocznej energii i chęci „odgruzowania” biura, zniszczył akta osobowe pracowników zatrudnionych u niego w latach 2000-2005. Przecież w internecie przeczytał, że teraz akta trzyma się tylko 10 lat, prawda? No cóż, nie do końca. To „nie do końca” kosztowało go mnóstwo nerwów i widmo potężnych kłopotów, bo byli pracownicy zaczęli właśnie kompletować dokumenty do emerytury.

Dzisiaj porozmawiamy o czymś, co wydaje się nudne, dopóki nie stanie się problemem. Akta osobowe i okres ich przechowywania. To temat rzeka, pełen pułapek, dat granicznych i wyjątków. Jeśli jesteś pracodawcą, musisz to wiedzieć, żeby nie narazić się na kary. Jeśli jesteś pracownikiem – musisz wiedzieć, czy Twoja emerytura jest bezpieczna.

Krótka odpowiedź: Ile lat trzymać akta?

Nie masz czasu czytać całości? Oto zasada w pigułce: Jeśli zatrudniłeś pracownika po 1 stycznia 2019 roku, jego akta przechowujesz przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku – trzymasz papiery przez 50 lat. Największy bałagan jest z tymi „pośrodku” (1999–2018) – tu standardowo obowiązuje 50 lat, chyba że złożysz do ZUS specjalne oświadczenie (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) – wtedy skrócisz ten okres do 10 lat.

Magiczna data: 1 stycznia 2019 roku

W prawie pracy lubimy daty graniczne. Ta jest jedną z najważniejszych w ostatnich latach. To właśnie wtedy weszła w życie duża reforma, która miała ułatwić życie przedsiębiorcom i odciążyć ich archiwa. Prawidłowa dokumentacja pracownicza przestała być (teoretycznie) kulą u nogi, którą trzeba ciągnąć za sobą przez pół wieku.

Dlaczego w ogóle trzymamy te akta? To nie jest fanaberia ustawodawcy. Chodzi przede wszystkim o ustalenie prawa do emerytury lub renty. Kiedyś ZUS nie miał tak zaawansowanych systemów informatycznych, więc papierowe teczki u pracodawcy były jedynym dowodem na to, ile kto zarabiał i jak długo pracował. Dziś, w dobie cyfryzacji, ZUS wie o nas prawie wszystko na bieżąco. Dlatego okres retencji danych można było skrócić.

Scenariusz 1: Pracownik zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.

Tu sytuacja jest najczystsza. Przyjmujesz kogoś do pracy dzisiaj? Zakładasz teczkę (papierową lub elektroniczną – o tym za chwilę) i wiesz, że będziesz ją musiał trzymać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany.

Zwróć uwagę na sposób liczenia. Jeśli pracownik odejdzie z pracy w lutym 2025 roku, to okres 10 lat zaczynamy liczyć dopiero od 1 stycznia 2026 roku. Papiery możesz zniszczyć dopiero po 1 stycznia 2036 roku. Nie pomyl się tutaj, bo przedwczesne uruchomienie niszczarki to proszenie się o kłopoty.

Scenariusz 2: Pracownik zatrudniony między 1999 a 2018 r.

Tutaj zaczynają się schody, na których potyka się wielu pracodawców. Dla tej grupy pracowników (a jest ich wciąż na rynku pracy ogromna rzesza) zasadą wyjściową jest nadal 50 lat przechowywania akt.

Ale – i to jest duże „ale” – masz wybór. Możesz ten okres skrócić do 10 lat. Nie jest to jednak prezent od państwa, tylko transakcja wiązana. Aby skorzystać z krótszego terminu, musisz:

1. Złożyć do ZUS oświadczenie ZUS OSW (oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych).
2. Złożyć za każdego pracownika raport informacyjny ZUS RIA.

W raporcie RIA musisz wykazać dane, które pozwolą ZUS-owi przejąć rolę archiwisty w zakresie danych potrzebnych do emerytury (m.in. przychody za poszczególne lata). To wymaga sporo pracy działu kadr, bo trzeba przekopać stare archiwa i przenieść dane do systemu Płatnik.

Warto pamiętać, że jeśli zdecydujesz się na ten krok, to okres 10 lat liczy się od momentu złożenia raportu ZUS RIA. To logiczne – dopiero od tego momentu ZUS ma komplet danych, więc dopiero od wtedy „bezpiecznik” w postaci Twojego archiwum staje się mniej istotny. Właściwa archiwizacja dokumentacji pracowniczej w tym okresie przejściowym jest kluczowa dla bezpieczeństwa prawnego firmy.

Scenariusz 3: Pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r.

Dla weteranów rynku pracy, którzy zaczęli karierę przed reformą emerytalną z 1999 roku, nie ma zmiłuj. Akta osobowe tych osób musisz przechowywać przez 50 lat. Tutaj nie ma możliwości skrócenia tego okresu poprzez wysyłkę raportów RIA. Dlaczego? Ponieważ ZUS nie posiada w swoich systemach danych o składkach sprzed 1999 roku w takiej formie, która pozwalałaby na automatyczne wyliczenie kapitału początkowego bez oparcia się o dokumenty papierowe.

Jeśli zniszczysz te akta, ci ludzie mogą mieć ogromny problem z udowodnieniem wysokości swojej emerytury. A Ty możesz mieć problem z roszczeniami odszkodowawczymi.

👀 Zobacz także: Co musi zawierać świadectwo pracy i dlaczego jest tak ważne?

Papier czy chmura? Digitalizacja akt

Jako adwokat widzę, że coraz więcej firm we Wrocławiu decyduje się na przejście na e-akta. I słusznie! Od 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Co więcej, e-akta są równoważne z papierowymi.

To ogromna wygoda, ale pamiętaj o procedurze. Nie wystarczy zeskanować umowy telefonem i wrzucić na dysk Google. Musisz zapewnić odpowiednie standardy bezpieczeństwa, integralności i dostępności tych dokumentów. Pełna digitalizacja akt osobowych wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci kwalifikowanej przy odwzorowaniu cyfrowym każdego dokumentu.

Jeśli zmieniasz formę z papierowej na elektroniczną, musisz poinformować o tym pracowników i umożliwić im odebranie dotychczasowej wersji papierowej. Mają na to 30 dni. Jeśli nie odbiorą – niszczysz papier.

Co grozi za bałagan w aktach?

Nie chcę Cię straszyć, ale musisz mieć świadomość ryzyka. Inspektorzy Pracy są wyczuleni na punkcie dokumentacji. To najprostsza rzecz do skontrolowania. Wchodzą, proszą o akta Pana Kowalskiego i widzą: brak badań lekarskich, brak szkoleń BHP, albo… brak akt w ogóle, bo ktoś je „przez pomyłkę” zutylizował.

Zaginięcie lub zniszczenie dokumentacji, gdy prawo nakazuje jej przechowywanie, to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Ale mandat od PIP (nawet do 30 000 zł) to może być wierzchołek góry lodowej. Jeśli przez Twoje zaniedbanie były pracownik otrzyma niższą emeryturę, może pozwać Cię o odszkodowanie w procesie cywilnym. Kwoty wyrównania za lata zaniżonej emerytury mogą iść w setki tysięcy złotych.

Jak bezpiecznie zniszczyć akta po upływie terminu?

Minęło 10 (lub 50) lat. Co robisz? Wrzucasz teczki do kominka? Absolutnie nie. Dokumentacja pracownicza zawiera dane wrażliwe (PESEL, adresy, dane o zdrowiu, zarobki). Obowiązuje tu RODO w pełnej krasie. Dokumenty muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści. Najlepiej zlecić to wyspecjalizowanej firmie, która wystawi certyfikat zniszczenia. To Twój „dupochron” na wypadek kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pamiętaj też, że zwykła kontrola PIP może zweryfikować, czy nie przechowujesz danych „na zapas”, dłużej niż to konieczne. Przetrzymywanie akt po upływie okresu retencji też jest naruszeniem RODO (zasada ograniczenia przechowywania).

A co z umowami zlecenia?

To pytanie słyszę bardzo często. Czy te zasady dotyczą tylko „etatowców”? Co do zasady, przepisy Kodeksu pracy o aktach osobowych dotyczą pracowników (umowa o pracę). Jednak od 2019 roku, w związku z obowiązkiem ewidencjonowania liczby godzin przy zleceniach (dla minimalnej stawki godzinowej), również dokumentację zleceniobiorców należy przechowywać. Zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach oraz ordynacją podatkową, bezpiecznym okresem dla dokumentacji płacowej i ZUS-owskiej zleceniobiorców jest również 10 lat (jeśli zgłoszono ich po 2019 r. lub złożono ZUS RIA), ale tutaj podstawy prawne są nieco bardziej rozproszone.

Zarządzanie aktami osobowymi to stąpanie po cienkim lądzie. Jeden błąd w dacie, jedna zgubiona teczka i zamiast spokoju masz na głowie PIP, sąd pracy i wściekłego byłego pracownika. Jeśli planujesz digitalizację, porządki w archiwum albo po prostu nie wiesz, do której grupy zaliczyć swoich pracowników – nie zgaduj.